Menggunakan teknologi sebagai alat bantu memang harus sesuai dengan kebutuhan. Jika tidak, maka sia-sia saja. Bahkan mungkin bisa merugikan. Teknologi komputer, misalnya.
Inilah pengalaman saya di awal pekan ini. Saya mengisi formulir pengajuan beasiswa. Tanpa saya sadari, AutoCorrect pada pengolah kata OpenOffice.org (OOo) secara otomatis mengubah semua kata "my" yang saya ketik menjadi Malaysia, dan baru menyadarinya setelah menyelesaikan beberapa lembar tambahan formulir yang saya ketik. Bayangkan, ada kalimat yang seharusnya saya tulis "my experiences...." secara otomatis berubah menjadi "Malaysia experiences...." yang jelas-jelas memiliki makna yang berbeda.
Fasilitas AutoCorrect yang ada pada program pengolah kata OOo ataupun Ms Word memang sangat membantu untuk mempercepat pengetikan. Tidak perlu mengetik terlalu panjang namun cukup singkatannya saja, seperti contoh berikut:
yg = yang
dg = dengan
id = Indonesia
shg = sehingga
yk = Yogyakarta
jtk = Jakarta
dst = dan seterusnya
Dengan cara menyetel singkatan itu, maka waktu untuk mengetik bisa dihemat sekian detik untuk setiap kata dan sekian menit bahkan jam untuk sebuah pekerjaan yang lebih banyak. Bagi Anda yang belum tahu, beginilah cara menyetel AutoCorrect itu (Untuk pengguna OOo Writer) :
1. Buka menu "Format" yang ada pada sisi kiri atas layar
2. Pilih "AutoCorrect"
3. Lalu pilih "AutoCorrect Option..."
4. Ada dua kolom isian, yakni "Replace" dan "With" yang harus diisi sesuai dengan kebutuhan kita
Masukkan kata atau singkatan yang memudahkan Anda mengetik pada kolom "Replace" dan kata yang menjadi kepanjangan singkatan atau kata yang diinginkan berubah otomatis pada kolom "With". (lihat gambar)
Sebenarnya, fasilitas AutoCorrect ini berguna untuk mengubah atau memperbaiki secara otomatis kata-kata yang kemungkinan sering mengalami salah ketik. Dengan logika yang sama ia dapat pula untuk menyingkat kata saat mengentik dan kemudian akan berubah menjadi kepanjangan kata yang sesuai dengan keinginan si pengetik.
Untuk mengatasi kasus yang menimpa saya di atas, kita dapat membuang kata dalam daftar AutoCorrect, sehingga yang ada hanyalah kata-kata yang berubah otomatis sesuai dengan kebutuhan saja.
Langkah-langkah untuk menyetel AutoCorrect pada Ms Word lebih kurang sama. Jika Anda belum tahu atau belum pernah menggunakan, serta tertarik untuk menggunakan, tak ada ada salahnya untuk mencoba. Selamat bekerja...!
Sudah hampir setengah tahun ini lembaga tempat saya bekerja membatasi akses ke situs-situs pertemanan dan blogging seperti twitter, multiply, friendster, facebook. Tak hanya itu, aplikasi instant messanger pun seperti Skype, Digsby, YM, dan Pidgin dibuat tak berfungsi.
Saya mendapati beberapa kesulitan atas kebijakan yang diambil kantor tempat saya bekerja ini, berupa akses imel menggunakan mail client (saya biasa menggunakan Mozilla Thunderbird). Sudah sebulan terakhir saya ikut mempersiapkan satu kegiatan besar yang akan berlangsung pada 29 - 30 Nopember 2009 ini. Semua imel hanya bisa diakses melalui webmail. Kami kebetulan menggunakan google application yang disediakan raksasa online saat ini, google.com. Bayangkan ada sekitar 50 imel yang masuk setiap hari ke akun saya, termasuk imel-imel untuk kepentingan kegiatan yang akan kami selenggarakan. Imel-imel yang sifatnya group, sudah dibatasi hanya beberapa mailing list yang berhubungan dengan pekerjaan dari tak kurang 40 mailing list yang saya ikuti. Untuk mengaksesnya harus mengunjungi situs penyedia layanan secara langsung seperti yahoogroups.com dan googlegroups.com dan mbacanya dari sana.
Mereka yang sudah terbiasa memanfaatkan mail client seperti halnya Thunderbird dan Ms Outlook tentunya sangat faham aplikasi ini akan sangat memudahkan dalam mengatur imelnya dengan menggunakan filter yang tersedia. Sebut saja misalnya mailing list Pembaca Kompas, Ebook Maniak, atau the Jakarta Process yang saya ikuti. Tak perlu lagi mencari imel tertentu di tengah belantara imel yang masuk ke akun kita seperti yang saya alami.
Beberapa jam lalu saya baru menyadari situs penyimpanan file (semacam file server) googledocs dan box.net tak dapat saya gunakan untuk mengunggah (upload) file. Padahal, saya merasakan manfaat menyimpan file di sana untuk bisa diakses dari mana saja asal terhubung ke internet. Beda dengan file server di kantor yang hanya bisa diakses dari jaringan LAN saja. Artinya, kalau saya tak membawa file di dalam media penyimpanan (External HDD dan flashDisk) atau tak ada di dalam akun imel, maka ketika membutuhkannya saya pun harus mendatangi komputer di kantor untuk mengaksesnya.
Masalah mail client yang tak bisa berfungsi telah saya sampaikan pada admin jaringan sekaligus penanggung jawab IT. Sayangnya, ia pun tak begitu memahami persoalan ini. Katanya, persoalan blokir memblokir jaringan ini dibantu oleh pihak ketiga (out sourcing). Sekarang, hingga seminggu setelah pengaduan tak ada penyelesaian masalah ini.
Membatasi akses internet karyawan memang ada bagusnya. Pemimpin Redaksi PortalHR.com menuliskannya dengan baik di sini. Pembatasan akses internet yang bertujuan untuk meningkatkan produktifitas (atau kinerja?) karyawan harusnya dilakukan dengan cara yang tepat. Misalnya mengidentifikasi aplikasi dan situs apa saja yang perlu dibatasi atau diblokir. Sehingga, bukan yang bermanfaat untuk memudahkan pekerjaan justru yang dibatasi.
Catatan:
Belakangan ini saya begitu menikmati kemudahan dalam mendapatkan buku-buku bermutu yang sampai saat ini masih sulit untuk mendapatkan versi aslinya. Sulit mendapatkan bagi saya, selain karena harus membelinya dengan harga dolar di toko buku import, tentu saja saya sudah bukan mahasiswa lagi yang dapat saling berbagi dengan teman-teman untuk memfotokopinya, seperti yang dulu sering saya dan teman lain biasa melakukan. Pembajakan? Yah, kalau melihat isi kantong yang cekak dan nafsu mendapatkan ilmu yang cukup tinggi, hal demikian memang cukup dilematis.
Teknologi informasi, terutama internet, saat ini memudahkan siapapun untuk mendapatkan sumber-sumber informasi dengan lebih mudah. Jauh lebih mudah daripada 12 tahun lalu ketika saya masih mahasiswa. Dan pisau bermata dua itu--yang bernama internet--dapat sangat bermanfaat, pun dapat menjadi sampah, tergantung pilihan mana yang kita ambil.
Saya biasa mendapatkan buku-buku bermutu melalui teknologi torrent dan website scribd.com. Secara umum, jika ingin mendapatkan buku atau informasi dapat saja kita mencarinya dengan bantuan mesin pencari macam google atau yahoo. Namun dua hal dimuka yang paling sering saya gunakan.
Saya memahami torrent sebagai teknologi jaringan dimana komputer yang saling terhubung seluruh dunia ini bisa saling berbagi file kepada siapa pun. Jenis file yang dibagi pun bermacam-macam, mulai dari dokumen biasa yang dihasilkan oleh aplikasi perkantoran, foto, buku, hingga film. Orang-orang yang sudah mengunduhnya secara lengkap lalu membiarkan komputernya sebagai server sehingga komputer-komputer lain dapat mengakses file yang sudah tersimpan. Semua komputer berfungsi sebagai server dimana file bersumber untuk diunduh. Kecepatan mengunduh pun ditentukan seberapa banyak komputer yang mengunduh dan seberapa banyak komputer yang berfungsi sebagai sumber (atau server). Juga, seberapa dekat jalur jaringan komputer yang menyediakan file untuk diunduh. Untuk dapat mengunduh dan membagikan file, komputer kita harus memiliki atau menjalankan aplikasi torrent client. BitTorrent adalah salah satu aplikasi yang biasa saya pakai.
Informasi mengenai file-file torrent yang dapat kita unduh ada terdapat di beberapa website yang menyediakan. Baik file yang gratis maupun yang berbayar. Berbayar atau gratis tentunya tergantung pada penyedia file tentu saja. Namun tenang saja, ada banyak file yang diberikan secara gratis yang memanfaatkan teknologi ini. Website yang biasa menjadi rujukan saya adalah Mininova. Kita tak perlu mendaftar untuk menjadi anggotanya. Informasi semua jenis file tersedia di sana.
Scribd.com adalah website yang menyediakan tempat untuk berbagi file dokumen bagi semua penggunanya. Untuk dapat menggunakan, terlebih dahulu kita harus mendaftarkan diri. Ini pun gratis. Kita hanya mendaftarkan akun yahoo kita dan memberikan password yang kita pilih untuk bisa masuk ke dalamnya. Setelahnya, kita bisa mengambil dokumen atau buku yang kita butuhkan dan juga berbagi dokumen dan buku yang kita miliki.
Untuk kedua hal di atas, saya hanya dapat mengatakan bahwa internet adalah teknologi yang benar-benar berguna bagi saya. Bagaimana menurut Anda?
Ada yang menarik dari rekruitmen calon staf di lingkungan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) yang telah ditutup beberapa hari lalu. Di salah satu persyaratan umum bagi pendaftar disebutkan keharusan "Mahir menggunakan komputer dan aplikasinya (terutama OpenOffice.org)". Saya menangkap, lembaga pemerintah ini secara resmi telah mendorong pemanfaatan Open-Source. Hal yang saya acungi jempol.
OpenOffice.org (OOo) adalah aplikasi perkantoran yang sama fungsinya dengan Ms Office buatan Microsoft. Bedanya, OOo adalah software yang diberikan secara gratis bagi siapa saja dan untuk untuk apa saja tanpa khawatir dikenai peraturan anti pembajakan. OOo juga bisa untuk mengolah file dari dan dapat dibaca oleh aplikasi perkantoran lainnya. Penggunaannya pun tak sulit. Ada banyak tutorial yang tersedia di internet.
Ms Office 2007 yang dikeluarkan oleh Micrsoft dapat dibaca dengan baik oleh OOo versi 3. Ini semakin memudahkan kita untuk mengolah file-file yang semula menggunakan aplikasi Ms Office 2007. Jadi, tidak perlu khawatir menerima file dari rekan kerja yang menggunakan aplikasi perkantoran keluaran Microsoft.
Sebagai seorang yang menentang pemiskinan secara struktural, saya mendukung penggunaan Free/Open-Source Software (F/OSS). Bayangkan, untuk belajar mengetik saja setiap komputer harus mengeluarkan tidak kurang dari 2 juta rupiah. Lantas kapan anak-anak sekolah di pedesaan nun jauh di pedalaman Papua itu akan menjadi pintar dalam teknologi informasi kalau harus mengeluarkan uang yang tidak sedikit? Belum lagi sistem operasi yang sudah pasti harus dimiliki setiap komputer supaya bisa dipakai harus mengeluarkan tak kurang dari 2 juta rupiah pula.
Seorang teman saya dari LIPI pernah bercerita bahwa sesungguhnya pembajakan software di Indonesia bukanlah hal yang terjadi begitu saja. Ini dibiarkan oleh pihak Microsoft. Kalaupun ada operasi ke instansi-instansi, ia lebih merupakan upaya untuk memberikan kekhawatiran sehingga orang menjadi takut memiliki dan menggunakan software bajakan. Juga, dengan semakin banyaknya software bajakan, masyarakat yang baru belajar atau telah biasa menggunakan komputer akan menjadi tergantung pada software yang dibajak itu. Inilah strategi membuat ketergantungan pada produk tertentu.
Dengan F/OSS, Anda tidak perlu khawatir. Ia dikembangkan secara gotong royong oleh komunitas-komunitas yang ingin berbagi pada semua orang di seluruh dunia. Setiap ada kekurangan, saling memperbaiki. Kalau ada celah keamanan pada software akan saling menutupi. Perkembangan F/OSS yang selalu semakin maju, berkat orang-orang yang baik hati yang ingin semua orang bisa merasakan manfaat teknologi. Tanpa keinginan dibayar apalagi dengan memaksa setiap orang untuk membeli. Mereka ini patut kita kagumi.
Sebagai upaya beralih ke F/OSS, menggunakan OOo adalah langkah awal yang baik. Setelahnya, Anda akan terbiasa menikmatinya.
Download:
OpenOffice.org
Tutorial OpenOffice.org
Empat tahun belakangan aku mulai belajar lebih jauh beberapa aplikasi komputer, mulai dari program perkantoran bikinan perusahaan Bill Gates hingga OpenOffice.org keluaran Sun Microsystem bersama komunitas pengembangnya. Aku juga belajar PageMaker dan Photoshop bikinan Adobe. Ada juga CorelDraw. Tiga aplikasi terakhir aku pelajari sejak tahun 2001, saat aku bergabung di sebuah lembaga pemberdayaan remaja di bawah payung organisasi Muhammadiyah. Di lembaga ini aku sempat membuat majalah dan buletin remaja sehingga mau tidak mau harus belajar aplikasi untuk desain grafis dan layout itu.
Saat jadi mahasiswa 10 tahun lalu, tahun pertama aku masih menggunakan mesin ketik manual untuk mengerjakan paper. Pertama, karena dosen yang mengajar juga tidak bisa menggunakan komputer, yang meski demikian soal kualitas ilmu dan kedisiplinan sebagai ilmuan dia sangat luar biasa. Tentu saja dengan demikian dia juga tidak mewajibkan mahasiswa mengerjakan tugas dengan menggunakan komputer. Bayangkan saja, setiap minggu teman-teman kos harus terganggu oleh suara mesin ketik hingga tengah malam saat aku mengerjakan tuga kuliah. Kedua, secara pribadi komputer bagiku masih barang baru. Aku belum lancar menggunakannya. Hingga satu malam, di sebuah kamar kos temanku yang baik hati, aku diminta untuk menggunakan komputernya.
Komputer temanku ini menggunakan sistem operasi Windows 3.1 dengan program perkantoran waktu ini masih Ms Office 97. Aku mulai belajar mengetik dengan menulis sebuah artikel yang merupakan pengembangan dari paper kuliah. Lucu juga kalau ingat malam itu. Temanku mempersilahkan menggunakan komputernya. “Asal tidak dibanting, komputer ini tidak akan rusak,” begitu kira-kira ia berkomentar. Mungkin agak heran melihatku masih canggung menggunakan mesin yang merupakan pengembangan dari alat hitung itu. Sementara ia mulai mendengkur, aku mengetik terus. Hingga hampir satu jam ternyata ketikanku belum kusimpan menjadi sebuah file. Tiba-tiba saja ketikanku hilang dari layar. Aku kaget setengah mati. Begitu serius mengetik untuk menghasilkan tulisan yang baik, tiba-tiba kerjaku sekian puluh menit yang lalu hilang begitu saja. Aku sendiri merasa tidak enak membangunkan teman yang sedang tidur nyenyak. Mungkin dia marasa kecape'an, pikirku.
Setelah hampir tengah malam, temanku bangun. Lalu kuceritakan persoalanku dengan komputernya. Ia mencoba mengecek, dan entah bagaimana caranya, hasil ketikanku kembali muncul di layar monitor. Aku merasa lega. Selepas kejadian itu aku jadi semakin terbiasa menggunakan komputer. Hingga berbagai aplikasi lain kucoba untuk menguasainya. Entah kemalangan, atau mungkin memang nasibku, dari dulu aku tidak bisa bermain game di komputer. Melihat teman-teman yang begitu asyik bermain, sebenarnya ada rasa ingin bisa mahir seperti mereka. Kalaupun ada game yang berhasil kumainkan, paling-paling game flash sederhana seperti kucing dan anjing saling lempar tulang.
Untuk semakin mengenal komputer, aku sering memperhatikan teman-teman yang suka bongkar pasang komputer, memasang (installing) program tertentu yang baru, bertanya sana sini kalau tidak mengerti, hingga sesekali aku membeli majalah dan buku komputer. Untuk menyesuaikan dengan isi kantong, biasanya aku membeli majalah bekas di loakan. Kalau di Yogya, aku biasa mencarinya di shopping center. Kalau dulu ada juga yang menjualnya di sekitar boulevard kampus UGM. Setelah tinggal di Jakarta aku memburu majalah di seputar kwitang, pasar senen, atau di bawah jalan layang cawang.
Kalau melihat majalah atau beberapa buku komputer yang menumpuk di rumah, istriku suka komentar, “punya segitu banyak majalah komputer kok komputernya gak ada”. Akhirnya, dengan uang tabungan, aku membeli satu unit komputer, satu printer serta voltage stabilizer sekaligus UPS (uninterrupted power supply). Lumayan, dengan komputer rakitan yang harganya 4 jutaan ini, aku jadi bisa mencoba-coba aplikasi baru, entah itu kudapatkan dari internet (open-source tentu saja), CD/DVD bonus majalah-majalah, ataupun kiriman dari temanku yang masih setia berbagi pengetahuannya di bidang teknologi informasi. Temanku ini masih mau bersusah payah mengirimi beberapa CD/DVD untukku dari Yogyakarta. Jadi ingat waktu masih di Yogya, ilmu dengan mudah kudapatkan dari teman-teman, sebab di kota inilah aku banyak mendapat pengetahuan dan keterampilan dengan cara berbagi. Tidak butuh uang banyak. Cukup menyediakan waktu untuk belajar pada teman dan kalau ada ilmu harus mau berbagi pula pada yang lain. Di Jakarta, kesempatan berbagi semacam ini langka sekali. Tidak hanya karena waktu luang yang nyaris tak ada, tetapi mungkin juga karena orang-orang di sini mendapatkan ilmu harus mengeluarkan uang tidak sedikit sehingga merasa rugi kalau harus memberi dengan cuma-cuma.
Dua tahun lalu aku membeli buku cara menggunakan OpenOffice.org. Awalnya aku lihat iklan buku ini di sampul sebuah majalah komputer. Karena stok di toko dan kios majalah sudah habis, terpaksa aku harus memburunya di kantor majalah itu di sebuah penerbitan nasional di kawasan Pal Merah. Waktu itu OpenOffice.org masih dalam versi 1.1.2. Saat pertama menggunakan, terus terang aku masih belum puas. Dari segi tampilannya, masih kalah menarik dengan Ms Office 2003. Namun karena aku mulai menyadari perjuangan teman-teman pengembang program open-source perlu mendapat dukungan, aku merasa terdorong untuk menggunakannya. Sesekali aku masih menggunakan aplikasi bikinan Microsoft, sembari tahap demi tahap mulai menggunakan berbagai aplikasi freeware dan open-source dari internet.
Di kantor aku sudah menggunakan OpenOffice.org setengah tahun lebih. Saat baru menggunakan, kuperhatikan baru aku yang memiliki aplikasi ini di komputer. Suatu hari, saat aku tidak masuk kerja karena sakit, seorang teman menggunakan komputerku untuk mengetik. Ia kaget karena Ms Office yang biasa ia gunakan ternyata tidak ia temukan di komputerku. Ia kebingungan. Pada saat yang lain, seorang teman lain juga menggunakan komputerku. Karena sudah kuberi tahu bahwa aku menggunakan OpenOffice.org, ia lalu mengetik seperti biasa meski masih belum mengakrabi. File hasil pekerjaannya ia pindahkan ke disket untuk dibaca di komputer yang lain. Betapa kagetnya ia melihat file yang berekstensi *.odt tidak bisa dibuka. Sehari kemudian ia mengeluh padaku tentang filenya. Mungkin ia berpikir aku jahat, sengaja memasang aplikasi yang tidak bisa digunakan orang lain, sehingga dengan demikian komputerku tidak ada yang menyentuh saat aku sedang tidak ada di tempat. Sedih juga melihat kondisi ini. Tapi tujuanku sejak awal adalah untuk mengenalkan pada teman-teman bahwa ada aplikasi gratis yang bisa dipakai sehingga tidak perlu tergantung pada Microsoft. Lagi pula bagiku, Microsoft sebenarnya licik dengan menjual mahal produknya ke negara-negara miskin sehingga bangsanya tidak bisa berkembang, sehingga seterunya akan terus terbelakang dalam hal teknologi ini.
Pertengahan 2006, kantorku sudah mulai menerapkan kebijakan untuk menggunakan sistem operasi Linux untuk menggantikan Windows serta beberapa aplikasi open-source di dalamnya. Ini berkaitan dengan razia Microsoft yang sudah menjerat beberapa perusahaan di wilayah segitiga emas Jakarta yang letaknya tidak seberapa jauh dari kantorku di bilangan Menteng. Selain itu kantorku juga mulai mendaftar beberapa aplikasi yang tidak bisa dihindari untuk dibeli, seperti Adobe PageMaker dan Adobe Photoshop untuk mengedit buku dan poster. Untuk aplikasi perkantoran yang standar tentu saja kantor ini perlahan-lahan akan menggunakan spenuhnya OpenOffice.org. Tinggal menunggu waktu. Sampai saat ini kebijakan menggunakan Linux belum berjalan efektif.
Setahuku, hingga sekarang baru ada 3 komputer termasuk yang kupakai, yang menggunakan OpenOffice.org. Tampilan OpenOffice.Org versi 2.0 yang kami pakai sekarang semakin menarik, tidak kalah dengan Ms Office. Ini menjadikan teman-teman tidak akan berat untuk mulai menggunakannya. Untuk membaca surat elektronik (e-mail), sudah ada beberapa yang menggunakan aplikasi selain Ms Outlook, seperti Mozilla Thunderbird dan IncrediMail . Aku merasa senang teman-teman perlahan mulai terbiasa dengan aplikasi 'alternatif'. Aku berharap semua menyadari bahwa di dunia ini ada banyak pilihan selain bikinan microsoft yang terlalu memonopoli.
Aku sendiri masih ingin belajar lebih banyak tentang teknologi informasi...
